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Sur le serveur de messagerie vous pouvez créer des filtres qui vous permettent par exemple de:
- trier automatiquement vos messages dans des dossiers spécifiques
- faire un message d’absence lorsque vous êtes en congés
Vous trouverez ci-dessous la procédure pour créer ce type de filtres.
Message d’absence
Connectez-vous au webmail https://webmail.osupytheas.fr
Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres , puis sur Avis d’Absence.
Complétez l’ensemble des informations nécessaires. Voici un exemple dans la capture d’écran ci-dessous.
Voici le détail des champs nécessaires au bon fonctionnement:
- Saisissez le sujet que vous souhaitez et le mail indiquant votre absence.
- Saisissez le contenu du message. Celui-ci ne contiendra pas votre signature habituelle. Si vous souhaitez qu’elle apparaisse, vous devez l’ajouter dans le message.
- Les champs Début et Fin vous permettent d’activer/désactiver automatiquement votre filtre dans la plage donnée. Si cette plage de date ne correspond pas à la période voulue, aucune réponse automatique ne sera envoyée.
- Assurez vous que votre répondeur est bien dans l’état Marche lors de vos congés. A défaut, la réponse automatique ne fonctionnera pas, même si vous avez renseigné une plage de date correcte.
- L’adresse de réponse de l’expéditeur vous permet de répondre avec un mail différent. Laissez le champ vide.
- Dans la case mes adresses de courriel veuillez saisir votre adresse mail (prenom.nom@monlabo.fr). Cliquez sur “Remplir avec toutes mes adresses” vous fera gagner du temps! Cette étape est indispensable au bon fonctionnement.
- Vous pouvez mettre “1” jours dans la case Plage de réponse ce qui permettra à votre expéditeur de ne pas recevoir plus d’une réponse d’absence par jour.
- Laissez Mettre la règle d’avis d’absence après vide (–) sauf si vous utilisez d’autres filtres spécifiques ce qui peut vous permettre de ne répondre qu’après avoir exécuté vos autres règles (utilisation avancée, non documenté)
- Gardez vos messages reçus en votre absence dans le champ Action pour courriel entrant sans quoi vous manquerez surement des informations importantes!
Terminez en cliquant sur Enregistrer!
Créer un filtre pour rediriger ses mails vers un dossier spécifique
Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres , puis sur Filtres.
Vous êtes maintenant dans le menu des filtres.
Pour en créer un, cliquez sur sur le Créer
Dans le filtre exemple ci-dessus nommé “Rangement des mails perso du CE”, tous les mails en provenance de l’adresse ce@monlabo.fr seront déplacés automatiquement vers le dossier perso de ma boite de messagerie.
Il y a bien d’autres possibilités d’affiner les filtres en se basant sur le Sujet ou de marquer les mails comme lu lors de la réception, etc.